Logistics là quá trình tổ chức để hàng hóa đi từ nơi gửi đến nơi nhận đúng hàng, đúng thời điểm, an toàn và với chi phí hợp lý. Nói ngắn gọn: “Logistics là lo cho hàng hóa từ lúc chuẩn bị gửi đến khi giao tới tay người nhận.”
Logistics là gì?
Logistics không chỉ là một chiếc xe chở hàng. Đây là chuỗi công việc liên kết với nhau: tiếp nhận yêu cầu, xác định quy cách hàng, chuẩn bị bao bì, lưu kho khi cần, lựa chọn phương tiện, bố trí bốc xếp hoặc nâng hạ, theo dõi hành trình và bàn giao tại điểm nhận.
Mục tiêu là giúp dòng hàng di chuyển thông suốt và hạn chế những chi phí không cần thiết. Muốn làm được điều đó, đơn vị điều phối phải biết rõ hàng là gì, nặng và lớn bao nhiêu, có được chồng lên nhau không, đường vào hai đầu ra sao và ai chịu trách nhiệm bốc dỡ.
Ví dụ logistics: vận chuyển một máy từ TP.HCM ra Hà Nội
Giả sử khách nhờ Thái Hùng chuyển một máy từ TP.HCM ra Hà Nội. Một phương án logistics cơ bản có thể gồm các bước sau:
1. Tiếp nhận thông tin lô hàng
Xác định tên máy, công dụng, trọng lượng, kích thước phủ bì, số kiện, ảnh thật, điểm nâng, tình trạng tháo rời và yêu cầu không nghiêng hoặc không chồng. Đây là cơ sở để kiểm tra máy có qua cửa kho, lên thùng xe và đi đúng loại phương tiện hay không.
2. Chuẩn bị và bảo vệ máy
Tùy đặc tính, máy có thể cần bọc màng, chèn chống rung, kê pallet, làm khung hoặc thùng bảo vệ. Phương án đóng gói phải xét cả quãng đường, cách nâng hạ và điều kiện giao nhận, thay vì chỉ nhìn vào bề ngoài kiện hàng.
3. Chọn xe và bố trí nâng hạ
Dựa trên kích thước, trọng lượng và lối vào, đơn vị vận chuyển tư vấn xe tải thùng, xe mui bạt, xe sàn hoặc phương án phù hợp khác. Nếu điểm lấy hay giao không có thiết bị, cần thống nhất trước xe nâng, xe cẩu, nhân công và vị trí thao tác an toàn.
4. Lấy hàng và kiểm tra chứng từ
Trước khi rời điểm gửi, hai bên đối chiếu số lượng, tình trạng bên ngoài và giấy tờ giao nhận. Với nhà máy hoặc khu công nghiệp, còn cần lưu ý giờ làm hàng, thủ tục đăng ký xe và quy định an toàn nội bộ.
5. Vận chuyển và cập nhật hành trình
Hàng được đưa ra Hà Nội theo phương án đã xác nhận. Trong quá trình này, lịch xe và thông tin giao hàng được phối hợp giữa người gửi, tài xế, điều phối và người nhận. Thời gian cụ thể cần được báo theo từng lô vì còn phụ thuộc điểm đi, điểm đến và điều kiện làm hàng.
6. Giao hàng, kiểm tra và ký nhận
Tại điểm đến, máy được bàn giao đúng địa chỉ, kiểm tra tình trạng và ký chứng từ. Nếu bên nhận chưa sẵn sàng, hàng có thể cần phương án lưu kho tạm thời; phạm vi, thời gian và chi phí lưu kho phải được thống nhất trước.
Logistics khác vận tải như thế nào?
| Tiêu chí | Vận tải | Logistics |
|---|---|---|
| Phạm vi | Tập trung di chuyển hàng từ điểm đi đến điểm đến | Bao quát quá trình trước, trong và sau khi vận chuyển |
| Công việc chính | Chọn xe, xếp hàng, chở và giao | Lập kế hoạch, đóng gói, kho bãi, bốc xếp, vận chuyển, theo dõi, giao nhận |
| Thông tin cần quản lý | Tuyến, phương tiện, tải trọng, lịch giao | Thêm tồn kho, bao bì, chứng từ, điểm nâng, điều kiện nhận giao |
| Mục tiêu | Hoàn thành chặng chở hàng | Tối ưu toàn bộ dòng hàng theo yêu cầu thực tế |
Vận tải là một mắt xích của logistics. Một chuyến xe có thể hoàn thành việc chở hàng, nhưng để hàng được chuẩn bị đúng, có nơi tập kết, có thiết bị nâng hạ và giao đúng quy trình thì cần hoạt động logistics rộng hơn.
Quy trình logistics cơ bản gồm những gì?
Tùy doanh nghiệp và loại hàng, phạm vi dịch vụ có thể khác nhau. Một quy trình nội địa thường gặp gồm:
- Tiếp nhận và xác minh thông tin hàng hóa.
- Lập phương án đóng gói, pallet hoặc chèn buộc.
- Tập kết hay lưu kho ngắn hạn khi lịch nhận và lịch giao chưa khớp.
- Chọn xe, phần sàn, phương án ghép hàng hoặc nguyên chuyến.
- Bố trí nhân công, xe nâng hoặc xe cẩu nếu phát sinh.
- Theo dõi quá trình vận chuyển và phối hợp hai đầu.
- Giao hàng, ký nhận và đối soát chứng từ.
Không phải lô hàng nào cũng cần tất cả các bước. Hàng carton thông thường có thể chỉ cần nhận, ghép xe và giao. Máy móc, hàng dễ vỡ hoặc hàng không chồng thường cần khảo sát kỹ hơn về bao bì, vị trí xếp và cách nâng hạ.
Vì sao doanh nghiệp cần quản lý logistics?
Một quy trình rõ ràng giúp giảm nguy cơ chọn sai xe, thiếu thiết bị bốc dỡ, giao nhầm số lượng hoặc phát sinh thời gian chờ. Nó cũng giúp người gửi biết trước phần việc nào đã nằm trong báo giá và phần việc nào cần thỏa thuận thêm.
Chi phí hợp lý không đồng nghĩa với chọn mức cước thấp nhất. Phương án phù hợp phải xét tổng thể tiền đóng gói, nâng hạ, kho bãi, quãng đường trung chuyển, thời gian chờ và rủi ro của từng loại hàng.
Muốn tư vấn logistics cần cung cấp thông tin gì?
- Tên hàng, số lượng kiện và ảnh chụp thực tế.
- Kích thước dài × rộng × cao và trọng lượng từng kiện hoặc toàn lô.
- Địa chỉ lấy, địa chỉ giao và đặc điểm đường vào.
- Ngày hàng sẵn sàng, thời gian nhận dự kiến và khung giờ làm hàng.
- Yêu cầu đóng gói, không chồng, chống nghiêng, chống ẩm hoặc chống rung.
- Điều kiện bốc dỡ hai đầu: có xe nâng, xe cẩu, cầu container hay cần hỗ trợ.
- Nhu cầu lưu kho, chứng từ, hóa đơn và các yêu cầu riêng khác.
Thông tin càng đầy đủ, phương án xe và báo giá càng sát thực tế. Xem thêm dịch vụ logistics nội địa, vận chuyển hàng hóa Bắc Nam và vận chuyển máy móc bằng container Bắc Nam.
Câu hỏi thường gặp về logistics
Logistics có phải chỉ là giao hàng không?
Không. Giao hàng là bước cuối của một chuỗi có thể gồm chuẩn bị, lưu kho, đóng gói, điều phối, vận chuyển, theo dõi và bàn giao.
Logistics có bắt buộc phải có kho không?
Không phải lô hàng nào cũng cần lưu kho. Kho được sử dụng khi cần tập kết, gom hàng hoặc chờ lịch xe và lịch nhận phù hợp.
Logistics cho máy móc cần chú ý điều gì?
Cần đặc biệt chú ý kích thước phủ bì, trọng lượng, trọng tâm, điểm nâng, khả năng tháo rời, yêu cầu chống nghiêng và điều kiện xe nâng hoặc xe cẩu ở hai đầu.
Cước logistics được tính thế nào?
Không có một mức chung cho mọi lô. Chi phí phụ thuộc loại hàng, quy cách, quãng đường, loại xe, bốc xếp, nâng hạ, đóng gói, lưu kho và điều kiện giao nhận thực tế.